Richtlinien & Compliance
Transparenz, Verlässlichkeit und Compliance sind zentrale Bestandteile unserer Arbeit. In unseren Unternehmensrichtlinien zeigen wir, wie PensExpert verantwortungsvoll handelt und berät, von Zeitwertkonten über kapitalgestützte bAV bis hin zu Treuhandmodellen. Der Code of Conduct definiert unsere ethischen und rechtlichen Standards, während der Code of Consulting die Qualität und Unabhängigkeit unserer Beratung sicherstellt. So schaffen wir klare Orientierung und maximale Sicherheit für Unternehmen, Führungskräfte und Systempartner.
Code of Conduct
1 Präambel
Wir pflegen eine verantwortungsvolle und auf partnerschaftliche Wertschöpfung ausgerichtete Beziehung zu unseren Lieferanten, um deren Nachhaltigkeitsleistung in unserer Lieferkette weiterzuentwickeln. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie die geltenden Gesetze einhalten und die international anerkannten Umwelt-, Sozial- und Corporate Governance-Standards (ESG-Standards) befolgen. Wir erwarten zudem, dass unsere Lieferanten darauf hinwirken, diese Standards bei deren Lieferanten und Zulieferern umzusetzen.
2 Soziale Verantwortung und Menschenrecht
2.1 Menschenrecht
Wir unterstützen den Schutz international verkündeter Menschenrechte, kämpfen gegen jegliche Form der Zwangsarbeit, Sklavenarbeit, Kinderarbeit oder derart vergleichbare Arbeit. Jede Arbeit muss freiwillig sein und unsere Mitarbeiter*innen können jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden.
2.2 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Wir sorgen für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld unserer Mitarbeiter*innen unter Beachtung der geltenden Gesetze. Hierbei werden Gefährdungen und daraus resultierende Gesundheitsrisiken, denen Mitarbeiter*innen ausgesetzt sind, angemessen beurteilt und die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen. Insbesondere tolerieren wir keine Belästigung und keinen Missbrauch jeglicher Art, harte und unmenschliche Behandlung sowie rechtswidrige Praktiken wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung.
2.3 Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlung
Wir erkennen die Vereinigungsfreiheit und das Recht aller Mitarbeiter*innen auf. Kollektivverhandlungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen an.
2.4 Diskriminierungsverbot
Wir behandeln unsere Mitarbeiter*innen fair, höflich und mit Respekt. Wir schaffen einen Arbeitsplatz, der frei von jeglicher Diskriminierung und Belästigung oder Herabwürdigung ist. Insbesondere werden keine Benachteiligungen unserer Mitarbeiter*innen aus Gründen der ethnisch-kulturellen Prägung, einer Behinderung, des Geschlechts, der religiösen Glaubensprägung, des Alters oder der sexuellen Orientierung toleriert.
2.5 Faire Entlohnung und faire Arbeitszeit
Wir beachten Mindestlöhne und Arbeitszeiten in Übereinstimmung mit den jeweiligen nationalen und lokalen gesetzlichen Normen. Dabei stellen wir ein existenzsicherndes Arbeitseinkommen unter Berücksichtigung der Lebensbedingungen sicher.
2.6 Beschwerdemechanismen
Wir sorgen für die Einrichtung von wirksamen Beschwerdemechanismen für unsere Mitarbeiter*innen und andere Interessengruppen, die von negativen Aus-wirkungen betroffen sein können.
3 Ökologische Verantwortung
Umweltschutz
Wir erfüllen die geltenden Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
4 Governance Standards
4.1 Kartellrecht und Handelskontrolle
Wir halten die geltenden nationalen, europäischen und internationalen Regeln zum Handel und zur Beachtung des Völkerrechts ein, insbesondere, aber nicht ausschließlich des Kartell- und Wettbewerbsrechts, der Zoll- und Einfuhrbestimmungen, der Ausfuhrkontrolle nationaler und dritter Staaten sowie der Regelungen zu Wirtschafts- und Militärsanktionen.
4.2 Korruption, Bestechung und Geldwäsche
Wir wirken Korruption, Bestechung und sonstiger rechtswidriger Vorteilsgewährung entgegen und enthalten sich jeglicher Form von Geldwäsche-Aktivitäten.
4.3 Interessenskonflikt
Wir treffen Entscheidungen über unsere Geschäftstätigkeit ausschließlich auf Basis objektiver Kriterien und trennen geschäftliche und private Interessen. Auf diese Weise werden Interessenkonflikte aus persönlichen Angelegenheiten, wirtschaftlichen oder sonstigen Aktivitäten vermieden.
4.4 Datenschutz, Informationssicherheit und Geheimhaltung
Wir respektieren die Privatsphäre und die vertraulichen Informationen aller Ihrer Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner und schützen die Daten und das geistige Eigentum vor Missbrauch.
5 Umsetzung des Code of Conduct
Wir bemühen uns tagtäglich, Risiken zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Risikominimierung einzuleiten. Auf diese Weise können wir die Prinzipien einer nachhaltigen Entwicklung sicherstellen. Mit diesem Code of Conduct bringen wir zum Ausdruck, die Prinzipien und Verhaltensmaßnahmen dieses Code of conduct zu erfüllen und regelmäßig in angemessenem Umfang zu überwachen. Wir behalten und das Recht vor, diese Standards regelmäßig zu hinterfragen und an die jeweilige Situation anzupassen.
Code of Consulting
1 Präambel
PensExpert steht für unabhängige, transparente und rechtssichere Vorsorgelösungen. Unsere Beratung orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen unserer Unternehmenskunden, deren Führungskräften und Mitarbeiter*innen. Mit unserem Code of Consulting definieren wir die Grundsätze, nach denen wir beraten, Lösungen entwickeln und Projekte umsetzen.
2 Unabhängigkeit und Neutralität
Wir handeln frei von Produktinteressen Dritter.
Unsere Empfehlungen basieren ausschließlich auf den Anforderungen unserer Kund*innen, nicht auf Provisionsmodellen oder Interessen von Finanzdienstleistern. PensExpert erhält keine Abschlussprovisionen und keine verdeckten Vergütungen.
3 Transparente und nachvollziehbare Beratung
Alle Vorschläge, ob Zeitwertkonto, kapitalgestützte bAV oder Treuhandmodell werden klar, verständlich und vollständig erläutert.
Wir legen offen:
- welche Optionen bestehen,
- welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten,
- welche finanziellen, steuerlichen und organisatorischen Auswirkungen zu erwarten sind.
4 Rechtliche Sicherheit und Compliance
Unsere Beratungsstandards orientieren sich an:
- deutschem Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht,
- anerkannten Standards im Bereich bAV, Zeitwertkonten und Treuhand,
- aktuellen ESG-Anforderungen.
Wir arbeiten eng mit juristischen Fachpartnern zusammen und berücksichtigen bei jedem Schritt die Compliance-Anforderungen des Unternehmens.
5 Qualitätsorientierte Projektumsetzung
Unsere Beratungsleistungen folgen klaren Qualitätsprinzipien:
- strukturierte Analyse der Ausgangssituation,
- präzise Planung inkl. Stakeholder-Management,
- enge Abstimmung mit HR, Finance, Geschäftsführung und Betriebsrat,
- professionelle Implementierung in Prozessen, Kommunikation und Systemen (z. B. PensTec).
Wir begleiten Unternehmen von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung und darüber hinaus.
6 Schutz von Daten und Vertraulichkeit
Der Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Unternehmensdaten erfolgt nach höchsten Standards der Informationssicherheit.
PensExpert garantiert:
- Vertraulichkeit sämtlicher Informationen,
- Datenschutz gemäß DSGVO,
- sichere Verarbeitung und Speicherung insbesondere im Rahmen der Online-Kontenführung.
7 Klare Kommunikation komplexer Themen
Vorsorgelösungen wie Zeitwertkonten, kapitalbasierte bAV oder Treuhandstrukturen sind komplex. Unsere Beratung verpflichtet sich daher zu:
- verständlicher Sprache,
- klaren Visualisierungen,
- nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlagen,
- zielgruppengerechter Aufbereitung für Führungskräfte, HR, Finance und Mitarbeiter*innen.
8 Fairness, Respekt und Partnerschaft
Wir beraten auf Augenhöhe und handeln im Interesse einer langfristigen Zusammenarbeit.
Unser Verhalten gegenüber Kund*innen, Partnern und Mitarbeitenden ist geprägt von Fairness, Integrität und Respekt.
9 Verantwortung für nachhaltige Vorsorgemodelle
Wir entwickeln Lösungen, die ökonomisch sinnvoll, sozial verantwortlich und langfristig tragfähig sind.
PensExpert verpflichtet sich zu nachhaltigen Standards in:
- Produktgestaltung,
- Kommunikation,
- Projektmanagement,
- Zusammenarbeit mit Partnern.
10 Kontinuierliche Weiterentwicklung
Wir überprüfen unsere Beratungsprozesse regelmäßig.
Neue gesetzliche Vorgaben, Marktentwicklungen oder technologische Innovationen fließen kontinuierlich in unsere Arbeit ein, insbesondere in Bezug auf:
- Digitalisierung der Vorsorgeprozesse,
- Weiterentwicklung von PensTec,
- aktuelle Anforderungen an bAV, Zeitwertkonten und Treuhandmodelle.
11 Vermeidung von Interessenkonflikten
Unsere Entscheidungen orientieren sich ausschließlich an objektiven Kriterien.
Potenzielle Interessenkonflikte werden frühzeitig identifiziert, offengelegt und konsequent ausgeschlossen.