17. November 2021

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Christoph Kohlmann

Online-Kontenführung – Digitale und smarte betriebliche Vorsorge

Wer kennt ihn nicht? Den Papierkrieg in der betrieblichen Vorsorge. Hundert Seiten für Angebote, Versicherungsscheine, Formular, Jahresinformationen und Änderungsmitteilungen gepaart mit teils wochenlangen Bearbeitungszeiten. Das trifft die Personalabteilung und die Mitarbeiter*innen gleichermaßen. Herkömmliche betriebliche Altersvorsorgemodelle, meist versicherungsbasiert, sind komplex und verursachen hohen Aufwand in der Verwaltung. Zudem für Laien kaum verständlich. Daran ändern die Digitalisierungsbemühungen von Versicherern und Softwareanbietern nur begrenzt etwas.

Warum ist betriebliche Altersversorgung so kompliziert?

 

Im Kern liegt es an zwei Faktoren

  • Gesetzgeberische Regulierung
    Die Versicherungswirtschaft hat von jeher einen massiven Informationsvorsprung gegenüber seinen Kunden. Der Gesetzgeber begegnet dem seit Jahren mit immer
    mehr Informationspflichten der Versicherer gegenüber seinen Kunden. Dies hat zur Folge, dass man im Blätterwald den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht
    und die wesentlichen Informationen oft nur mit Aufwand und Know-How finden und am Ende zu verstehen sind. Zudem ist betriebliche Altersversorgung ein Mehrkampf aus Arbeits-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Versicherungsrecht, der natürlich mit viel Papier in den Verträgen dokumentiert werden will.
  • Manuelle Prozesse
    Im Unternehmen wie beim Versicherer treffen auf beiden Seiten Menschen im Verwaltungsprozess aufeinander. Das ist nicht schlimm, hat aber zur Folge, dass dies zu Fehlern und hohen Aufwänden führt. Selbst einfachste Wünsche wie eine Änderung des Sparbeitrages kommenden dabei schnell in Stocken. Die Abhängigkeit des Unternehmens, der Mitarbeiter*innen und sogar der Berater vom aktuellen Bearbeitungsaufkommen beim Versicherer ist sehr hoch.

Lassen sich betriebliche Altersvorsorgemodelle und Zeitwertkonten in Zukunft einfacher gestalten?

 

Unserer Ansicht nach mit Digitalisierung und Automatisierung. In der betrieblichen Altersvorsorge war das in der Vergangenheit für kleinere- und mittlere Unternehmen meist kaum kosteneffizient umsetzbar. Mit einer sog. Online-Kontenführung wie PensTec lassen sich die meisten Geschäftsvorfälle mittlerweile automatisiert umsetzen. Ziel ist es dabei, die Komplexität “unter die Haube” zu legen. Was interessiert auf den ersten Blick sichtbar zu machen und dennoch alle Informationen bei Bedarf anzubieten. Wen interessiert schon wie ein iPhone funktioniert oder wie Amazon es schafft, es in rasanter Geschwindigkeit auszuliefern. Am Ende muss es eines: Funktionieren. Daneben gut aussehen und ein wenig Spaß machen. Auch das für viele leidige Thema Vorsorge darf das.

Was ist eine Online-Kontenführung?

 

Ein Online-Kontenführungssystem ist eine Software-as-a-Service, welche Unternehmen die digitale Verwaltung der Mitarbeiterkonten ermöglicht. Statt einer Vielzahl von einzelnen Versicherungsverträge, eröffnet das Unternehmen ein einziges Investmentfondsdepot, welches mit PensTec verbunden ist. Die Mitarbeiter*innen erhalten virtuelle Unterkonten welche die individuellen Ansprüche am Unternehmensdepot abbilden. Das heißt, dass keine einzelnen Versicherungsverträge abgeschlossen oder Depots eröffnet werden müssen.

Die Kontoeröffnung sowie die Umsetzung der Geschäftsvorfälle wie Einzahlungen und Auszahlungen ist denkbar einfach. Alles wird über einen CSV Upload für viele Teilnehmer*innen und ab 2022 für einzelne Fälle per Klick im Frontend. Die Personalverantwortlichen erhalten Zugang zum Unternehmensportal. Über das Dashboard können Sie jederzeit den Überblick über die Gesamtentwicklung des Systems sehen. 

Mitarbeiter*innen erhaben 7/24h Zugang zu Ihrem Onlinekonto.  Ein- und Auszahlungen, die Wertentwicklung und den Stand des Guthabens – alles ganz ohne Papierkram und intuitiv.

Ein einfaches Konto eben.

Mit der Online-Kontenführung lassen sich Zeitwertkonten und Kapitalkonten (bAV) sehr einfach verwalten.

 

Die Teilnahme von interessierten Mitarbeiter*innen ist mit einer einfachen Erklärung möglich, da es sich um Modelle außerhalb der Reglementierungen und Vorgaben des Versicherungsvertragsgesetzes handelt. Informationen können standardisiert über Landingpages zur Verfügung gestellt werden. Und für tiefergehende Fragen gibt es intelligente Kommunikationskonzepte in Form von Webinaren- und Online-Meetings.

Mehr erfahren Sie hier.