Zeitwertkonten digital verwalten: Effizienzsteigerung in der Personalabteilung

Die Digitalisierung verändert alle Bereiche des Arbeitslebens, ­besonders in der Personalabteilung

Ein Themenfeld, das davon stark profitieren kann, ist das Zeitwertkonto. Die Begleitung von Beschäftig­ten im Hinblick auf Nutzungsmöglichkeiten im Rah­men von Zeitwertkonten erfordert nicht nur viel Zeit, sondern auch umfangreiche Kenntnisse in den Berei­chen Steuern, Sozialversicherung und Kapitalanlage.

Zeitwertkonten sind Teil der Vorsorgeplanung der Mitarbeiter, ähnlich der betrieblichen und privaten Vorsorge. Wie ein Zeitwertkonto funktioniert und wo die Vorteile liegen, ist bis zu einem gewissen Umfang schnell erklärt und der Bedarf nahezu aller Beschäf­tigten liegt auf der Hand. Aus zahlreichen Studien‘ geht hervor, dass kaum jemand – 9 von 10 Babyboomern, 40 % der Beschäftigten – bis zur Regelalters­grenze arbeiten möchte, auch der Wunsch nach Aus­zeiten während des Berufslebens steigt stetig. In die­sem Artikel wird beleuchtet, wie die Digitalisierung im HR-Service von Zeitwertkonten neue Chancen schafft und welche Herausforderungen es zu meis­tern gilt.

Status Quo bei der Betreuung der Zeitwertkonten durch HR

Neben der Verwaltung übernehmen HR-Abteilungen eine zentrale Rolle in der Kommunikation zu den Mit­arbeitern, die ein Zeitwertkonto nutzen. Diese Auf­gabe geht über fachliche Fragen hinaus und erfor­dert regelmäßig eine individuelle Beratung, um per­sönliche und Unternehmens-strategische Ziele in Einklang zu bringen. Obwohl es zahlreiche Informati­onsquellen wie Videos, Broschüren, FAQs und On­line-Rechner gibt, ist in vielen mittelständischen Un­ternehmen die Beteiligungsquote oft gering.

In großen Unternehmen übernehmen häufig spezia­lisierte HR-Mitarbeiter die Begleitung solcher Anfra­gen. Sie haben die Aufgabe, die Bedürfnisse der Be­schäftigten und die Personalziele des Unternehmens in Einklang zu bringen. In kleineren Unternehmen fehlen häufig die personellen Kapazitäten, um eine intensive Beratung anzubieten. Trotz der zunehmen­den Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen – etwa in Form eines Sabbaticals, als Verlängerung einer El­ternzeit oder als Vorruhestand – entscheiden sich dennoch viele Mitarbeiter in mittelständischen Un­ternehmen gegen ein Zeitwertkonto.

Ein Grund für diese Zurückhaltung liegt in der vermeintlichen Komplexität der Materie. Viele Beschäf­tigte sind unsicher, wie sich das Konto auf Steuern, Sozialversicherung und Rentenansprüche auswirkt. Zudem fehlt im Gegensatz zu Konzernen in vielen mittelständischen Unternehmen eine Beratungs­struktur, die diese Bedenken aufgreift. Hier kann die Digitalisierung helfen, indem sie Prozesse verein­facht, Transparenz schafft und damit Zeit spart. Auch wenn die individuelle Begleitung ein zentraler Er­folgsfaktor bleiben wird, um die Verbreitung von Zeitwertkonten zu fördern, kann mit einer digitalen Unterstützung ein besseres Grundverständnis für Zeitwertkonten geschaffen werden.

Hürden sowie Lösungsansätze in der Verbreitung von Zeitwertkonten

Anders als bei der betrieblichen Altersvorsorge („bAV“) werden oft keine externen Berater in den Un­ternehmen eingesetzt, der die Mitarbeiter berät und das Produkt Zeitwertkonto gegen eine Provision „ver­mittelt“ oder gegen Honorar begleitet. Dies führt dazu, dass vielen Mitarbeitern das Know-how zum Zeitwertkonto-Modell im eigenen Unternehmen fehlt. Vielfach wird ein solches Modell nur von denje­nigen genutzt, die sich in Eigenrecherche gezielt über das Zeitwertkonto informieren. Viele Unternehmen wiederum, gerade im Mittelstand, scheuen häufig die Kosten für eine an die bAV-Beratung angelehnte, ex­terne Beratungsleistung. Und dies aus zwei Gründen: erstens kostet diese Leistung in der Regel das Unter­nehmen Geld, anders als in der bAV und zweitens gibt es im Vergleich zu bAV-Beratern weit weniger Ex­perten, die Zeitwertkonten im Unternehmen bera­tend begleiten können.

Des Weiteren ist der Teilnahme- oder Antragspro­zess in vielen Fällen mit manuellem Aufwand verbun­den, den immer mehr Mitarbeiter scheuen. So müs­sen sich Mitarbeiter eigenständig nach den Unterla­gen erkundigen bzw. „suchen“, um bspw. den Teilnahmeprozess bei der HR-Abteilung in Gang zu setzen. Dies wirkt für viele abschreckend. Gerade im Mittelstand sind digitale Workflows und Self-Service Angebote, gerade im noch überschaubar großen Themenfeld der Zeitwertkonten, selten.

Aufgrund fehlender Informationsmöglichkeiten er­scheint die Attraktivität bei Zeitwertkonten nicht be­sonders hoch, auch wenn das Zeitwertkonto hin­sichtlich seiner Wirkung auf Steuern, Sozialversiche­rung und Rentenansprüche überschaubar komplex ist, gerade wenn man die Grundprinzipien verstan­den hat. Doch die Unwissenheit der Meisten gerade im Mittelstand führt letztlich zu „Nichtentscheidun­gen“, da man mögliche Nachteile fürchtet.

Um die Verbreitung von Zeitwertkonten im Betrieb, aber auch in der Arbeitswelt per se zu steigern, sind Unternehmen jeder Größe gefragt, digitale Kommu­nikationsstrecken zu etablieren, die die Vorteile klar und einfach erklären. Persönliche Beratung sollte bei Bedarf ergänzend zur Verfügung stehen. Automati­sierte Tools können außerdem dabei helfen, eine re­gelmäßige Kommunikation zu etablieren und damit das Wissen rund um Zeitwertkonten nach und nach zu optimieren. Denn eine regelmäßige Information hilft, ein vermeintlich komplexes Thema auf Dauer verständlich zu machen. Dies wird zwangsläufig dazu führen, das Interesse der Mitarbeiter am Zeitwertkonto zu wecken.

Fazit

Die Digitalisierung und effektive Kommunikation von Zeitwertkonten nach dem Flexi-II-Gesetz bieten zahlreiche Vorteile und tragen zur Mo­dernisierung und Effizienzsteigerung in Unternehmen bei. Durch die Nutzung digitaler Lösungen und eine transparente Kommuni­kation können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einer klaren, flexiblen und sicheren Ver­waltung der Arbeitszeitguthaben profitieren.

¹ Wir sprechen Frauen und Männer gleichermaßen an. Zur besse­ren Lesbarkeit wird nur die männliche Sprachform (z. B. Arbeit­nehmer oder Teilnehmer) verwendet.

² lidA – Studie Universität Wuppertal – Prof. Dr. med. Martin Hasselhorn I Umfrage des Instituts der Deutschen Wirtschaft 4/24

³ BCG-Thinktank-Studie „Generative KI im Consulting – Fluch und Segen zugleich“