27. August 2025
|Lars Henning
4 Risiken, die Ihre Personalplanung heute ausbremsen und was Sie dagegen tun können
Fachkräftemangel, demografischer Wandel, steigende Erwartungen an Flexibilität: Für HR-Abteilungen wird Personalplanung zur Dauerbaustelle. Dabei sehen viele Unternehmen die Risiken in der Personalplanung oft erst, wenn es zu spät ist wenn Teams überlastet sind, Ausfälle häufen oder qualifizierte Mitarbeitende kündigen.
Wir zeigen Ihnen vier zentrale Personalplanung Risiken, die in vielen Unternehmen unbemerkt wirken und was Sie tun können, um Planungssicherheit, Arbeitgeberattraktivität und langfristige Bindung zu stärken.
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Risiko 1: Arbeitszeitmodelle passen nicht mehr zur Lebensrealität
Ein zentrales Risiko in der Personalplanung entsteht durch überholte Arbeitszeitmodelle. Vollzeit oder Teilzeit, mehr Optionen bietet der klassische Rahmen oft nicht. Doch Beschäftigte wünschen sich heute mehr: Zeit für Pflege, Weiterbildung, Sabbaticals oder eine frühere Auszeit vor dem Ruhestand.
Laut einer repräsentativen Umfrage der Bertelsmann-Stiftung bevorzugen knapp die Hälfte der Beschäftigten Stellen, die flexibel zwischen Vollzeit und Teilzeit wählbar sind. Rund 45 % wünschen sich sogar vollständig flexible Arbeitszeiten ohne festgelegte Kernzeiten.*
Das zeigt: Die Bedürfnisse der Belegschaft haben sich längst verändert, viele Unternehmen halten jedoch noch an starren Strukturen fest.
Wenn HR keine geeigneten Angebote machen kann, steigen Frust und Unzufriedenheit. Besonders erfahrene Fachkräfte ziehen sich zurück oder orientieren sich neu und hinterlassen Lücken, die nur schwer zu schließen sind.
Fazit: Wer nicht auf neue Lebensphasenmodelle reagiert, verliert Personal, bevor es überhaupt fehlt, ein unterschätztes, aber wachsendes Risiko in der Personalplanung.
Risiko 2: Ungeplante Auszeiten führen zu Belastung
Pflegebedürftige Angehörige, Burn-out, Elternzeit oder berufliche Neuorientierun, längere Auszeiten kündigen sich selten frühzeitig an. Fehlt im Unternehmen eine strukturierte Möglichkeit für Freistellungen, gerät die Personalplanung schnell ins Wanken: Teams müssen einspringen, Projekte werden verschoben, Neueinstellungen überhastet durchgeführt, oft mit hohem Aufwand und wenig Erfolg. Die Folge: Ressourcen werden gebunden, statt strategisch eingesetzt.
Das Problem nimmt weiter zu: In Deutschland steigen Fehlzeiten besonders bei älteren Mitarbeitenden. Ein Effekt des demografischen Wandels und wachsender gesundheitlicher Belastungen. Schon kürzere Abwesenheiten können je nach Branche und Altersgruppe die Planung erheblich verzerren und führen in der Praxis zu regelmäßigen Ad-hoc-Lösungen statt zu langfristiger Steuerung.
Fazit: Fehlende Planbarkeit bei Auszeiten zählt zu den kostspieligsten Risiken in der Personalplanung – mit direkten Folgen für Produktivität, Motivation und Teamstabilität.
Risiko 3: Fehlende Benefits schwächen die Arbeitgebermarke
Moderne Mitarbeitende vergleichen. Arbeitgeberattraktivität entsteht nicht mehr nur durch Gehalt und Titel, sondern durch Benefits, die zur Lebensrealität passen. Flexible Arbeitszeitmodelle, Sabbaticals, Wiedereinstiegsoptionen oder Möglichkeiten zur temporären Auszeit sind klare Pluspunkte, insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels.
Dass hier dringender Handlungsbedarf besteht, zeigt auch die Randstad‑ifo-HR-Umfrage 2025: 76 % der befragten Unternehmen sehen flexible Arbeitszeiten als den wichtigsten Anreiz zur Gewinnung neuer Fachkräfte – noch vor Weiterbildungsangeboten (68 %). Unternehmen, die solche Modelle nicht anbieten, riskieren also nicht nur eine schwächere Arbeitgebermarke, sondern auch deutlich schlechtere Chancen im Recruiting.
Wer hier keine Antwort hat, fällt im Wettbewerb um Talente zurück – und verliert auch bestehende Mitarbeitende an Wettbewerber, die flexible Lösungen längst etabliert haben. Besonders betroffen: Branchen wie das Gesundheitswesen, die Bildung oder die Technologiebranche, in denen qualifiziertes Personal heute schon knapp ist.
Fazit: Fehlende Benefits sind nicht nur ein Wettbewerbsnachteil – sie sind ein strategisches Risiko für die Personalplanung von morgen.
Risiko 4: Selbstgestrickte Lösungen sind riskant und fehleranfällig
Wenn es keine strukturierte Regelung für längere Auszeiten gibt, greifen viele Unternehmen zu Eigenlösungen: Mitarbeitende sparen Überstunden oder Boni „auf dem Papier“ an, Führungskräfte treffen individuelle Absprachen, HR verwaltet Rückstellungen in Excel oft gut gemeint, aber rechtlich und operativ höchst problematisch.
Das Problem: Diese „individuellen Arrangements“ sind in der Regel weder rechtlich bindend noch steuerlich sauber. Es fehlen klare Vereinbarungen zur Verwendung, Versteuerung und Absicherung der angesparten Werte. Gerade bei langjährigen Mitarbeitenden mit hohen Beträgen im Hintergrund kann das zu echten Risiken führen, für das Unternehmen und für die betroffene Person.
Tipp: In unserem Artikel „Überstundenrückstellungen – ein Schatz, den es zu heben gilt“ erklären wir detailliert, warum Rückstellungen ohne klare Regelungen problematisch sind und welche Lösungswege Unternehmen haben.
Zudem entsteht Intransparenz: Wer darf was? Wer hat Anspruch worauf? Wenn HR kein einheitliches System bietet, steigt die Gefahr von Ungleichbehandlung, Unsicherheit und Misstrauen. Das kann die Unternehmenskultur belasten – insbesondere wenn informelle Lösungen zur Regel werden.
Ein weiteres unterschätztes Risiko: Im Falle von Unternehmensverkäufen oder Insolvenzen sind diese Eigenlösungen häufig nicht abgesichert. Mitarbeitende riskieren den Verlust ihres Anspruchs, Unternehmen geraten in Haftungsfragen, und HR muss aufwendig rekonstruieren, was intern vereinbart wurde.
Wie Sie diesen Risiken wirksam begegnen – mit einem strukturierten Auszeitenmodell
Viele der oben genannten Probleme haben eine gemeinsame Ursache: Es fehlt an einem strukturierten, nachhaltigen Rahmen, um moderne Arbeitszeitmodelle fair, planbar und rechtssicher umzusetzen.
Personalverantwortliche, die heute vorausschauend handeln, verschaffen ihrem Unternehmen mehr Stabilität und stärken gleichzeitig die Bindung zu wertvollen Mitarbeitenden. Denn wer flexibel handeln kann, gewinnt in einem Arbeitsmarkt, der sich stetig verändert.
Die gute Nachricht: Für all diese Herausforderungen gibt es eine praxisbewährte Lösung, die sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt – das Zeitwertkonto.
Was ein Zeitwertkonto leistet:
- Arbeiten im Lebensphasenmodell ermöglichen
Mitarbeiter*innen können Zeit oder Geld flexibel ansparen – für Pflege, Sabbatical, Weiterbildung oder einen früheren Ruhestand.
- Planungssicherheit für HR schaffen
Auszeiten werden mit Vorlauf geplant und transparent dokumentiert. HR kann Vertretungen, Rückkehrmodelle und Budgets besser steuern.
- Rechtliche und steuerliche Absicherung gewährleisten
Im Unterschied zu Eigenlösungen ist das Zeitwertkonto ein gesetzlich geregeltes Modell – inkl. Insolvenzsicherung, klarer Dokumentation und steueroptimierter Führung.
- Attraktivität als Arbeitgeber stärken
Zeitwertkonten gelten als moderner Benefit, besonders geschätzt von Fachkräften ab 40+, die berufliche Flexibilität mit sicherer Planung verbinden möchten.
- Verwaltungsaufwand minimieren
Digitale Kontenführung und externe Verwaltung entlasten die HR-Abteilung nachhaltig.
Ein professionell eingeführtes Zeitwertkonto wirkt gleich vier Risiken gleichzeitig entgegen:
Es ersetzt improvisierte Einzellösungen, verbessert die Planbarkeit von Auszeiten, erhöht die Attraktivität Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass Sie Mitarbeitenden Angebote machen können, die zu ihrem Leben passen.
Jetzt den Leitfaden downloaden:
Viele Unternehmen kämpfen mit Fachkräftemangel, unplanbaren Auszeiten und steigendem Druck auf HR. Klassische Modelle greifen zu kurz.
In unserem Leitfaden zeigen wir, welche vier Risiken moderne Personalplanung ausbremsen und wie Sie mit strukturierten Lösungen wie dem Zeitwertkonto nachhaltig gegensteuern. Ideal für HR-Verantwortliche, die Planungssicherheit und Flexibilität verbinden möchten.
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